Toda cerimônia de encerramento é um grande evento – pelo menos para o cliente. É quase desnecessário dizer que você deseja compartilhar esse momento com amigos, conhecidos, parentes ou até mesmo clientes e parceiros de negócios. Via de regra, isso só funciona com uma carta-convite. E as palavras certas são cruciais. Razão suficiente para dar uma olhada mais de perto.
Básico
A cerimônia de encerramento é algo como um marco na construção de um edifício. Isto marca a conclusão de uma importante primeira fase de construção. É quase desnecessário dizer que isso, claro, precisa ser comemorado. Porém, como todos sabemos, uma festa sem convidados não vale muito. Para motivar as pessoas a realmente comparecerem ao evento comemorativo, é necessário um convite. Se você tem parentes e amigos próximos, normalmente não será um problema convencê-los a comparecer à celebração. Com conhecidos, porém, as coisas parecem um pouco diferentes. E se o edifício não foi apenas construído de forma privada, mas serve como um novo edifício ou extensão de uma empresa, rapidamente enfrenta novos desafios para chegar a parceiros de negócios, clientes e, por último mas não menos importante, ao público com um convite funcional. Em ambos os casos, os seguintes pontos devem ficar claros:
- O tempo das pessoas é limitado
- Você está sob muitas demandas hoje e muitas vezes fica feliz por não ter nenhum compromisso
- Cada vez mais pessoas esperam algo especial, por exemplo, aceitar um convite
- As pessoas devem sempre ser abordadas emocionalmente e não apenas racionalmente
- Quanto mais individual e pessoal for um convite, mais eficaz ele será
- Um convite deve deixar você curioso e com vontade de participar do evento
- Também deve ser o mais curto possível
- Além do texto, o design atraente também desempenha um papel
As pessoas hoje têm infinitas possibilidades. Eles são livres para decidir como desejam passar seu tempo livre limitado. O texto do convite para uma cerimónia de encerramento deve, portanto, ser o mais motivador possível - e deve necessariamente ter algo a ver com o edifício em questão e com o cliente. Claro, você também precisa de informações bem específicas, como data, local e início da comemoração.
Sóbrio-factual versus emocional-pessoal
Basicamente existem duas maneiras de escrever um texto de convite para uma cerimônia de encerramento - ou sóbrio-factual, ou seja, focado nas informações essenciais, ou emocional-pessoal, sem perder as informações necessárias. A experiência mostra que a segunda abordagem é mais eficaz. Vejamos dois exemplos:
- “Gostaríamos de convidá-lo calorosamente para a cerimônia de inauguração de nossa nova casa em XX. XX. XXX às XX. XX da tarde na rua XXXXXX.”
- “Viva, está feito! A estrutura da nossa nova casa está completa e podemos celebrar a cerimónia de encerramento. Para nós, este é um momento muito especial que com certeza queremos compartilhar com vocês. Portanto, convidamos você cordialmente para a cerimônia de encerramento no dia XX. XX. XXX às XX. XX da tarde na rua XXXXXX."
Ambas as variantes estendem um convite e contêm todas as informações que você precisa. No entanto, a variante dois envolve muitas emoções. Também sublinha a importância para os proprietários dos edifícios que o potencial hóspede participe no evento. Aposto que atrairá mais convidados do que a opção um - simplesmente porque as pessoas querem ser abordadas emocional e pessoalmente. Poder-se-ia agora objectar que isto funciona a nível privado, mas não quando uma empresa está a celebrar a sua cerimónia de encerramento. O contrário é verdadeiro, aqui também pode ser feito um discurso emocional, mesmo que seja bem comedido.
Exemplo
“A estrutura do nosso novo prédio administrativo está completa. Em breve poderemos oferecer aos nossos colaboradores, parceiros de negócios e clientes um ambiente moderno e de bem-estar. Este é um passo importante para que nossas empresas continuem a ter sucesso no futuro. Gostaríamos, portanto, de convidá-lo para a cerimônia de encerramento no dia XX. XX. XXX às XX. XX da tarde na rua XXXXXX."
As emoções também desempenham um papel neste texto, sem que ele degenere em exuberância. Ao mesmo tempo, sublinha-se a importância do novo edifício.
Convite de imprensa
Uma empresa ou empresa definitivamente deveria convidar a imprensa para uma próxima cerimônia de encerramento. Afinal, uma reportagem de jornal, por exemplo, pode ser uma publicidade gratuita ou pelo menos uma boa RP. Para que o convite seja notado, o texto do convite deve conter informações adicionais em um formato compactado com o qual os editores possam trabalhar. Isto inclui, por exemplo, informações sobre quanto foi investido no novo edifício ou quantas pessoas trabalharão lá no futuro. Se tiver algum recurso especial, seria bom mencioná-lo também. Por último, mas não menos importante, algumas informações básicas sobre a empresa são importantes.
Poemas
Poemas são extremamente populares quando se trata de convites para uma cerimônia de encerramento. Você pode encontrá-los em abundância na Internet. Os poemas certamente funcionam se tiverem um certo espírito e, idealmente, também contiverem um toque de humor. No entanto, eles só devem ser usados de forma privada. Se você decidir usar um poema finalizado, definitivamente precisará adicionar um toque pessoal a ele. Em última análise, tudo se resume à individualidade e às emoções.
